Un panorama des éditeurs de texte en ligne.

Dernière mise à jour : 22/05/2006

Créer un espace de travail collaboratif avec Rallypoint

Nous pouvons constater que le marché est réparti entre trois acteurs principaux : Writely qui a été récemment racheté par Google, Office Online qui, comme son nom l'indique, pourrait s'apparenter à une sorte de Microsoft Office en ligne et Rallypoint. Les inscriptions à Writely étant momentanément interrompues c'est de Rallypoint que nous avons choisi de parler. Avec ce service vous pouvez :
* Créer et partager des documents avec les membres de votre équipe quelque soit l'endroit où il se trouve sur la terre.
* Tagger et classer vos pages.
* Définir et gérer l'accès des groupes qui auront accès à vos pages.
* Améliorer votre productivité en créant des modèles.
* Créer des classeurs de vos pages préférées.
* Utiliser le moteur de recherche interne afin de retrouver un document.
* Joindre des pièces jointes comme des documents Word ou Excel.
C'est donc un éditeur WYSIWYG disponible en ligne qui vous permet de créer des documents bénéficiant d'une mise en page extrêmement élaborée.
Information : WYSIWYG : Littéralement "What You See Is What You Get" : ce que vous voyez vous l'obtenez. Cet acronyme désigne les programmes qui offrent une interface permettant de visualiser immédiatement le résultat final obtenu.
La version gratuite est limitée à cinq utilisateurs, 25 Mo d'espace disque et plus de 1000 documents en ligne.
1) Rendez-vous sur cette page Web : http://rallypointhq.com.
2) Cliquez sur le lien Signup!
3) Dans la rubrique Your Rallypoint web address saisissez ce qui sera votre nom de domaine.
Information : Nom de domaine : C'est tout simplement la désignation unique d'un site internet suivie d'un suffixe de deux ou trois lettres qui désigne le type de l'organisation ou le pays du domaine. Le nom de domaine de ce site est Hotline-PC.org.
Il sera sous cette forme : http://Hotline-PC.rallypointhq.com.
4) Saisissez vos identifiants, adresse e-mail et votre zone horaire (Europe/Paris).
5) Cochez toutes les cases puis cliquez sur le bouton Signup.
Votre mot de passe va vous être envoyé par e-mail.
Il ne vous reste plus qu'à vous connecter à votre espace personnel.
1) Cliquez tout d'abord sur le lien Settings afin de vérifier les informations concernant votre profil ("My Profile").
En tant qu'administrateur vous pouvez créer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs qui auront accès à votre espace de travail :
2) Cliquez sur les liens Users puis Create New User.
3) Dans les zones de texte First Name: et Last Name: saisissez le prénom et le nom de votre nouvel utilisateur.
4) Entrez puis validez son adresse e-mail et cliquez sur le bouton Create New User.
Le nouveau compte d'utilisateur va apparaître dans la rubrique Manage Users.
* Les colonnes Created et Last Login indiquent les dates et heures de création du compte et de dernière connexion.
* La case Locked vous permet de verrouiller les informations du compte.
* Les cases Domain Admin et Account Admin vous permettent de spécifier si l'utilisateur concerné possèdes droits d'administrateur sur la gestion de votre nom de domaine ou sur la gestion de votre site.
5) Cliquez sur le bouton Edit.
Vous pouvez ainsi changer à tout moment les informations de l'utilisateur...
Quand plus tard vous aurez à gérer différents comptes il sera plus simple de créer des groupes afin d'appliquer les mêmes paramètres de sécurités à plusieurs utilisateurs.
1) Cliquez sur le bouton groups.
2) Saisissez le nom du groupe dans la zone de texte correspondante puis cliquez sur le bouton Create.
3) Cliquez éventuellement sur le lien Edit Group Properties si vous souhaitez modifier le nom que vous lui aviez attribué.
4) Faites un glisser-déposer des utilisateurs listés dans la rubrique Available Users vers la rubrique Group members.
L'ergonomie proposée par ce site laisse admiratif !
Nous allons maintenant nous familiariser avec les règles d'administration qui sont proposées :
1) Cliquez sur le lien Options.
Les options listées sont uniquement réservées aux utilisateurs possédant des droits d'administrateurs. Néanmoins si vous avez confiance en vos collaborateurs vous pouvez assouplir certaines restrictions.
2) Cochez la case Allow Self-Service Signup si vous voulez que les utilisateurs aient la possibilité de créer d'autres comptes d'utilisateur.
Attention d'avoir à l'esprit que cette option est irréversible !
* La case Timezone vous permet de définir le fuseau horaire correspond à votre zone géographique.
* La rubrique Category Administration vous permet de laisser les utilisateurs non administrateurs définir et modifier les catégories de la page principale. Nous verrons à quoi correspond cette option.
* La rubrique Edit Lock Timer permet de définir la valeur par défaut avant que le document soit verrouillé. Deux mots d'explication sont nécessaires :
Lorsqu'une page est créée ou commencée d'être modifiée un compteur individuel est initialisé pour une durée fixée par défaut à 15 minutes. Lors de l'édition de la page vous avez donc une utilisation exclusive de cette page durant toute cette durée. Dès que le délai a expiré un autre éditeur pourra alors apporter ses propres modifications. Bien entendu il est possible de réinitialiser votre compteur en cliquant sur le lien Reset Lock.
3) Une fois les éventuelles modifications ajoutées cliquez sur le bouton Save.
Éditons maintenant notre première page :
1) Cliquez sur l'onglet Dashboard.
La page qui apparaît est une sorte de tableau de bord permettant de visualiser rapidement le travail accompli jusque là.
2) Cliquez sur le lien Create New Page.
3) Dans la zone de texte Name saisissez un titre pour votre page.
Vous avez un véritable éditeur HTML en ligne...
* Le bouton Full screen vous permet de passer en mode plein écran.
* Le bouton Search permet de lacer une recherche sur du texte.
* Les boutons Paste, Paste from Word et Paste Text vous permettent de faire un coller avec ou sans mise en forme.
* Les boutons Undo et Redo vous permettent d'annuler ou de répéter la dernière opération que vous avez effectuée.
* Les boutons Foreground et Background color permettent de changer la couleur de la police ou celle de l'arrière-plan.
* Le bouton Bookmark permet d'insérer un signet.
* Le bouton File Attachment permet de joindre un fichier à votre page.
Il existe d'autres possibilités :
Afin d'ajouter un lien hypertexte suivez cette procédure :
1) Cliquez sur le bouton correspondant.
2) Dans la liste déroulante Source sélectionnez le protocole de l'adresse Url vers laquelle vous voulez faire un lien.
La liste déroulante Target vous permet de définir le type de lien...
* Self : Le document cible remplace le document actuel dans la fenêtre ou le cadre.
* Blank : Le document cible sera affiché dans une nouvelle fenêtre.
* Parent : Le document cible remplace le document qui définit le jeu de cadres et auquel appartient le cadre actuel.
Afin d'ajouter une image faites ceci :
1) Cliquez sur le bouton correspondant.
2) Dans la zone de texte Source: inscrivez le chemin vers votre fichier image ou serez-vous du bouton correspondant.
3) Cliquez sur le bouton Upload afin de placer le fichier sélectionné sur le serveur.
4) Servez-vous de la liste déroulante Alignment afin de définir la position de l'image (bas absolu, ligne de base, etc.).
Le bouton Border Style permet de définir un style de bordure.
5) Redimensionnez éventuellement l'image en vous servant des zones de texte Width: et Height: puis en cliquant sur le bouton Apply.
Les zones de texte de la rubrique Spacing: vous permettent de positionner plus précisément votre image.
Notez que vous pouvez également insérer une animation flash ou un fichier multimédia.
* Le bouton Insert Table vous permet d'insérer un tableau.
1) Cliquez sur le bouton correspondant puis en vous aidant de la souris sélectionnez la surface que vous souhaitez attribuer à votre tableau.
2) Cliquez sur le lien Advanced si vous préférez définir manuellement les dimensions et les caractéristiques de votre tableau.
Une fois votre tableau placé vous pouvez le modifier à tout moment en cliquant sur le bouton Edit Table / Cell.
Vous pouvez ainsi ajouter des éléments, changer la taille des colonnes, etc.
* Le bouton Special Characters vous permet d'insérer des caractères spéciaux.
* Le bouton Remove Formating vous permet d'effacer la mise en forme de la portion de texte que vous aurez sélectionnée.
Par ailleurs, les possibilités de formatage du texte, de mise en forme du style et les options de mise en page font que vous pouvez laisser court à toute votre créativité sans jamais trouver une quelconque limite !
Si ce programme possède la plupart des fonctionnalités de base d'un éditeur de texte vous devez garder à l'esprit que c'est tout d'abord un éditeur de page Web. Afin de vous en convaincre cliquez sur le bouton View/Edit Source.
Vous visualiserez le code source de la page que vous venez de créer.
Il y a certaines conventions à comprendre dont celle-ci : quand vous cliquez sur la liste déroulante Paragraph les options Heading 1, 2, etc. correspondent à différents en-têtes qui permettent de définir le poids d'un titre ou d'un sous-titre au sein de la hiérarchie des blocs de texte. Enfin, dans le bas de la fenêtre sont affichées les différentes balises qui permettent le formatage du texte et qui sont propres au langage HTML.
La case Make Private permet de rendre le document que vous venez de créer inaccessible aux autres utilisateurs.
Enfin, renseignez si vous le jugez nécessaire la zone de texte Expiration en définissant une date d'expiration pour le document dans le cas, par exemple, qu'il contient des informations sensibles. Attention, dès la date d'expiration arrivée le document sera automatiquement supprimé !
Afin d'enregistre votre première page cliquez sur le bouton Save.
La rubrique Options vous permet d'éditer les permissions liées à chacun des documents que vous avez créés :
1) Cliquez sur le lien Permissions.
* Si vous cochez la case Global tout le monde pourra éditer la page.
* Dans le cas contraire cochez la case Private.
2) Cliquez dans la zone de texte Enter user or group name puis sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
Selon que vous ayez coché la case Global ou Private vous pourrez décider si l'utilisateur supplémentaire sera autorisé à accéder au document ("Viewer") et, éventuellement, à l'éditer ("Editor").
Vous pouvez décider qu'un ou plusieurs utilisateurs (ou un groupe) deviennent des souscripteurs de votre document en cochant la case Subscribed. Un e-mail les avertira qu'une mise à jour du document a été effectuée.
Vous remarquerez qu'il vous est possible de visualiser l'historique de tous les changements apportés une page en cliquant sur le lien Revision 1.
Vous pouvez ajouter des commentaires en utilisant la zone de texte correspondante.
Il est possible d'exporter la page au format PDF, DOC ou OpenOffice en cliquant sur les liens Export Page puis, par exemple, Save as PDF.
C'est une fonctionnalité extrêment utile de ce service !
Vous pouvez définir un ou plusieurs tags pour chacune des pages que vous avez créées. De cette manière il vous sera très facile de retrouver toutes les pages qui comportent un même tag.
* La zone de texte Search ou la rubrique Advanced Search vous permettent de lancer des recherches à travers vos documents.
* L'onglet Templates vous permet de définir un modèle de document. Cela vous évitera d'avoir à redéfinir des éléments de mise en page ou de style. Afin de créer un nouveau document à partir d'un modèle il vous suffit de cliquer sur le lien New Page from this Template. Notez que vous pouvez comme pour un document modifier les permissions attachées aux différents modèles que vous aurez définis.
Signalons enfin qu'il est possible de classer vos documents par catégorie.
1) Cliquez sur l'onglet Pages puis le bouton Page Directory.
2) Cliquez sur le lien Edit Category.
3) Dans la zone de texte Add a subcategory to 'Page Directory' saisissez le nom de la nouvelle catégorie.
4) Cliquez sur le bouton Add.
Vous pouvez aussi modifier la catégorie installée par défaut en saisissant le nouveau nom dans la zone de texte Rename this category.
En conclusion, vous serez vite séduit par la facilité et l'ergonomie de ce service...