Dabble DB

Créer une base de données en ligne avec Dabble DB.

Dernière mise à jour : 20/10/2006

Créer une base de données en ligne

Une base de données est constituée de trois éléments :
Des noms de champs qui va nous permettrent de décrire les articles composant la base proprement dite : Nom de l'article, coût de l'article, salaire, etc.
Des entrées ou fiches pour chacun des articles saisis : Boing 747, 545 €, M. Martin, etc.
Des tables ou catégories qui permettent de définir des familles d'articles : Flotte aérienne, pièces de rechange, personnel naviguant, etc.
Le service que nous allons découvrir se prête à toute sorte d'applications : gestion des ressources humaines, des stocks d'une entreprise, d'une collection de vinyles, etc. D'une certaine manière, on pourrait presque dire que le monde entier pourrait rentrer dans une base
de données… Afin d'illustrer cet ouvrage nous allons prendre l'exemple d'un internaute qui désire faire connaître ces meilleures recettes de cuisine.
Les fiches de cuisine vont être classées selon ce principe :

Le titre du plat;
Le coût du plat;
Le temps de préparation;
Le temps de cuisson;
Sa difficulté;
L'adresse de la recette trouvée sur Internet.
La saison propice à la réalisation de plat;
Le vin accompagnant ce plat.

Nous allons également définir une liste de sites Web spécialisés dans la cuisine, élaborer une collection de livres de cuisine ainsi qu'un agenda des repas que nous souhaitons composer…
Rendez-vous sur cette adresse http://www.dabbledb.com pour procéder à l'inscription.
Ce service Web 2.0 paraît compliqué de prime abord mais se révèle à l'usage et en dépit de quelques défauts de jeunesse extrêmement performant !
Notez que vous pouvez utiliser cet outil gratuitement pour une durée de un mois. Pour la suite les tarifs sont loin d'être prohibitifs et ce notamment dans le cadre d'une utilisation professionnelle.
1. Dans la rubrique Web site name: choisissez le nom de votre site.
Dans notre exemple : http://recettes.dabbledb.com.
Vous pouvez aussi bien prendre le nom de votre société.
Une fois le formulaire d'inscription rempli vous pouvez vous connectez à votre nouveau
site…
2. Dans la zone de texte Name your first application saisissez le nom de votre base de
données (ou application).
3. Dans la zone de texte Choose a first category saisissez le nom de votre première table.
Une catégorie ou table permet de regrouper les entrées similaires.
Dans notre exemple nous allons créer une première catégorie appelée Recettes.
4. Cliquez sur le bouton Create your application.
Nous avons maintenant le choix entre ajouter une entrée manuellement ou importer des données déjà existantes mais nous allons tout d'abord donner une vue synthétique du fonctionnement de votre base de données en ligne.

Comment va fonctionner votre base de données ?

Une fois que vous avez créé une catégorie "Categorie" il faudra définir des noms de champs "Field" (Titre de la fiche, liste des ingrédients, etc.).
Vous allez ensuite créer les différentes fiches "Entries" dans lesquelles chacune des informations saisies rentreront dans un champ spécifique (Endives à la Lombarde, Endives normandes, etc.).
Il vous sera ensuite possible d'appliquer des filtres "Filters" (plats coûtant moins de 15 euros par exemple) afin de créer des listes de fiches classées selon certains critères. Ces différents filtres seront sauvegardés sous la forme de vues "Views".

Ajouter des noms de champs

1. Cliquez sur le lien Add an entry by hand.
Vous devez tout d'abord définir les noms de champs qui vont vous permettre de classer les fiches entrant dans la catégorie Recettes.
2. Cliquez sur le bouton Add field to: puis saisissez à chaque fois les noms des champs que vous allez définir.
Dans un premier temps saisissez les noms des champs à la suite. Nous allons ensuite apprendre à les formater.
Notez que la liste déroulante Also categorize as… vous permet de partager un ou plusieurs champs avez d'autres catégories.
Vous pouvez gérer les catégories en cliquant sur le bouton Rename, delete, configure categories…

Formater les noms de champs

Cliquez sur un des noms de champs que vous avez défini. Vous pouvez :

Le déplacer vers le haut ou vers le bas;
Utiliser ce nom de champ comme nom de l'entrée (il est possible de cumuler les noms de champ);
Le joindre à un autre champ;
Créer deux champs séparés;
Définir le type de valeur que contiendra un champ;
Le supprimer.

Définir les différents types de données

Notez que la case La case Default to: vous permet à chaque fois de définir une valeur par défaut qui apparaîtra même si vous ne renseignez pas ce champ. Le principe étant de saisir les fiches le plus rapidement possible mais aussi de faciliter par la suite la création de filtres. Les types de valeurs suivantes sont permis :

ABC Text : ce champ permet de saisir du texte. Vous pouvez définir le nombre de lignes ainsi
que le format du texte.

132 Number : seuls des nombres pourront être définis. Précisez si les valeurs négatives sont
permises et la place des décimales.

Money : un coût monétaire pourra être saisi. La zone de texte Currencies vous permet de
définir la monnaie dont vous voulez vous servir.

Date/Time : permet de saisir des dates à ce format : JJ/MM/AAAA;

Duration : permet de saisir une durée;

Choice : permet de définir une boîte à choix multiples. Il vous suffit de saisir les options qui
seront pré configurées. Cochez la case Allow new options to be created at any time si vous
voulez rendre possible la création d'une autre entrée. Cochez

Dabble User : permet de définir un champ qui sera un des utilisateurs de votre espace Web.

Link to Entry : permet de définir une relation entre cette entrée et une entrée appartenant à une
autre table ou catégorie.

List of Entries : permet de définir une relation entre une entrée et d'autres entrées appartenant
à d'autres tables ou catégories.

Une fois l'apparence de votre champ défini, cliquez sur le bouton Save.

Ajouter une fiche ou un enregistrement

1. Cliquez sur le lien New entry puis ajoutez vos différentes fiches.
2. Cliquez à chaque fois sur un des boutons situés en bas afin de sauvegarder votre fichier et en créer une nouvelle.
Par la suite et à chaque fois que vous entrez dans une fiche des liens vers les fiches utilisant les mêmes caractéristiques seront listées sous la rubrique Related To.
La gestion des différentes fiches ne pose aucun problème :
Cochez une ou plusieurs fiches puis dans la liste déroulante Actions…, sélectionnez une de
ces opérations :

Delete checked : les fiches sélectionnées seront supprimées;
Set field value for checked : permet de définir une même valeur de champ pour différentes fiches;
Categorize checked : permet de basculer les fiches sélectionnées dans une autre catégorie;
Merge checked : fusionner les fiches sélectionnées mais apparemment cette option n'est intéressante que si les deux fiches contiennent des champs complémentaires;
Duplicate checked : dupliquer les fiches sélectionnées.

Si aucune fiche n'est sélectionnée les opérations porteront sur l'ensemble d'elles.
Notez que quelque soit votre manipulation vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur le bouton UNDO ou le lien Revert. En sens inverse cliquez alors sur le bouton REDO.

Définir des vues

1. Cliquez maintenant sur le lien Unsaved View.
La liste des fiches va être tout d'abord sauvegardée dans son intégralité. Le nom de cette vue sera appelé "Liste complète". C'est simplement une précaution puisque la liste complète des fiches est accessible en accédant à la catégorie correspondante.
2. Cochez la case Lock View si vous ne souhaitez pas qu'un visiteur puisse modifier la vue que vous avez définie.
Notez que vous pouvez définir cette vue comme étant celle par défaut pour la catégorie à laquelle elle appartient ou pour votre espace Web.
Vous pouvez à partir d'une catégorie et des différentes fiches que vous avez saisies définir un ou plusieurs vues en fonction des filtres que vous allez appliqués.
Dans la rubrique FILTER BY VALUE: saisissez votre filtre. En reprenant notre exemple : "Viandes", "10.00 EUR", "Endives, 15.00 EUR, facile"…
Ce type de requête fonctionne : end* ou jan* pour toutes les fiches comprenant le mot endives dans le titre ou pouvant être préparées pendant le mois de janvier. Notez que vous devez saisir au moins trois caractères.
Ne cliquez sur le bouton Add filter que si vous voulez appliquer ce filtre à la vue actuellement
ouverte.
En haut de la fenêtre cliquez sur le nom de votre catégorie puis choisissez une des vues que
vous aurez définie.
Dans notre exemple : la vue complète des recettes, les recettes faciles, les recettes qui conviennent au mois d'Octobre.
Il existe une autre méthode :
1. Enregistrez votre vue actuelle sous un autre nom.
2. Accédez à un nom de champ.
3. Cliquez sur le bouton filter the current view to include only entries with this value.
4. Cliquez sur le lien Save en haut de la fenêtre.
Vous pouvez procéder par filtre successif : ils apparaîtront à gauche dans la rubrique Filter by value:
En cliquant sur le petit bouton représentant une roue dentée vous pouvez supprimer le filtre ou inverser son action (Exclude matches).
Notez que vous pouvez personnaliser une vue en vous servant du bouton Add column ou supprimant une colonne en cliquant sur le nom du champ puis sur la commande Hide.
Après un peu de pratique l'utilisation des filtres et des vues deviendra un jeu d'enfants…

Effectuer des opérations

Là encore, c'est assez tortueux…
1. Cliquez sur le bouton Add Column puis le lien All Fields.
2. Sauvegarder cette vue.
3. Cliquez sur un des en-têtes de colonne contenant des valeurs numérique ou de durée.
Différentes sous-menus sont à votre disposition :

Subtotals/SUM : calcule la somme des valeurs.
Subtotals/AVG : calcule la moyenne des valeurs.
Add formula : permet d'effectuer une opération en servant du champ qui est
placé sur la gauche.
Add derived field : permet d'ajouter un champ qui contiendra certaines données du champ précédent comme le temps de préparation en minutes en non en heures.

Notez que certains champs supplémentaires sont possibles :

Last Modified : date de la dernière modification;
Last Modified by : identité de la personne qui a modifié en dernier la fiche;
Summary : résumé de la fiche;
ID : identification numérique de la fiche.

Générer un planning

C'est à ce type de fonctionnalité toute simple que l'on reconnaît une application bien pensée…
Cliquez sur le bouton Calendar.
Nous avons en même temps composé un calendrier gourmand…

Définir des relations entre tables

Nous avons vu précédemment qu'il était possible de définir un champ comme étant lié à une entrée appartenant à une autre catégorie ou même à plusieurs entrées.
Par exemple, une recette peut être aussi présente sur d'autres sites Web ou, à l'inverse, un même livre de cuisine contenir différentes recettes. Plutôt que de saisir manuellement dans une nouvelle table des entrées présentes dans une table existante il est plus simple de lier entres elles certaines entrées communes afin d'automatiser en partie la création des fiches. Nous avons donc créé deux nouvelles catégories appelées Livres de cuisine et Autres sites Web. Dans un premier temps, nous ajoutons une nouvelle entrée à notre catégorie initiale (Recettes de cuisine). Quelque soit le thème de votre base de données voici comment procéder
:
1. Entrez dans une fiche.
2. Cliquez sur le bouton Add Field to:
3. Saisissez un nom pour votre entrée.
Dans notre exemple : Liens vers mes livres.
1. Dans la rubrique Type of value cochez le bouton radio Link to Entry.
2. Sélectionnez la catégorie cible ou définissez une nouvelle catégorie.
Dans notre exemple : ma collection de livres de cuisines.
3. Cliquez sur le bouton Save.
Vous pouvez éditer cette nouvelle catégorie et saisir quelques fiches importantes.
4. Retournez maintenant dans la catégorie de départ (Liste de recettes).
Dans la fiche un nouveau champ nommé Lien vers mes livres est visible.
Il ne nous reste plus qu'à sélectionner dans la liste déroulante le titre du livre qui parle aussi de
la même recette.
5. Ouvrez de nouveau la nouvelle catégorie.
6. Éditez une des fiches listées.
7. Cliquez sur le bouton Add Inverse Field.
La table qui a été liée va apparaître en dessous.
8. Cliquez dessus.
À partir de maintenant dès que nous ferons référence à la fiche d'un livre dans la table des recettes, ces entrées apparaîtront dans le champ inversé.
Notez que le champ qui apparaît est celui qui a été défini comme le champ principal dans la table de départ.
Vous pouvez ajouter plusieurs champs :
Revenons à la première table et entrons dans une des fiches.
Nous allons créer un nouveau nom de champ nommé Liens vers d'autres pages Web.
Une fois le champ créé il faut le configurer en cochant le bouton radio List of Entries.
Il y a plusieurs possibilités :

Claim values for this field : si cette case est cochée chaque entrée de notre nouvelle catégorie ne sera en relation qu'avec une seule entrée de notre table principale.
Migrate from text : permet de préciser comment ultérieurement Dabble DB découpera les différentes références en tenant compte, par exemple, des virgules.

Prenons un exemple simple :
1. Dans un champ appelé Ingrédients vous avez saisi les noms des ingrédients
séparés par des virgules et vous souhaitez créer une table de ces mêmes
ingrédients.
2. Cochez le bouton radio List of entries.
3. Cochez le bouton radio or in a new category named: puis saisissez le nom de la
nouvelle catégorie.
4. Dans la zone de texte Migrate from text: saisissez simplement une virgule.
Une nouvelle catégorie va être créée avec comme chaque entrée les ingrédients saisis un à un.
Par ailleurs, une modification faite dans une entrée source sera automatiquement répercutée dans l'entrée vers laquelle le lien a été effectué.

Publier ou exporter des données

Prenez soin de sauvegarder une vue qui sera rendue publique avant de procéder à son
exportation…
Cliquez ensuite sur le bouton Export.
Vous avez le choix entre beaucoup de solutions différentes :
Static web page (HTML) : votre vue s'ouvrira dans une page web que vous pourrez
enregistrer.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur le lien et récupérer l'adresse
URL de la vue.

Individual entries : votre vue s'enregistrera dans une page HTML mais les entrées seront
présentées individuellement.

PDF : vous allez générer un fichier au format PDF.

Comma-separated values (CSV) : votre vue sera exportée au format CSV.
Full comma-separated values (CSV) : même format que précédemment sauf que tous les
noms de champs seront indiqués (même ceux qui ne figurent pas dans votre vue).

Outline markup (OPML) : un fichier OPML va être généré.

JSON : un fichier portant l'extension .json sera généré.

External data input form : permet de générer un script Java. Vous n'avez plus qu'à coller le
code généré sur une des pages de votre site Web :
* Entre les balises <body> pour le code proprement dit;
* Entre les balises <head> pour les déclarations de feuille de style.

Vous pouvez aussi générer un flux RSS ou un fichier au format ICS qu'il vous sera possible
d'utiliser dans n'importe quelle application capable de lire ce format. A priori et pendant nos
tests cet outil posait des problèmes avec Outlook 2003 mais fonctionnait parfaitement avec
Google Calendar.

Importer des données

1. Cliquez sur l'onglet Import Data.
2. Dans la liste déroulante FORMAT: sélectionnez le format du fichier :

Tab Delimited (default) : les données seront séparées par des tabulations;
Comma Separated Values (.csv) : Les données seront dséparées par des virgules;
Website URL : Les données proviendront d'une page Web.

1. Dans la rubrique DATA: collez les données que vous souhaitez importer.
2. Cochez éventuellement le bouton radio a new category: puis saisissez le nom pour cette nouvelle catégorie.
3. Cliquez sur le bouton Continue.
4. Laissez coché le bouton radio par défaut si la première ligne contient les noms des champs.
5. En dessous et dans les listes déroulantes FIELD NAMES, saisissez éventuellement les noms des champs en vous servant de l'option New field.
Oui, il faut avoir une excellente vue !
6. Cochez éventuellement le bouton radio Update existing entries when key data matches si vous souhaitez supprimer les éventuels doublons.
7. Cliquez sur le bouton Finish.
Si vous recommencez l'opération plusieurs fois rappelez-vous que les noms des champs sont mémorisés au fur et à mesure ! Dans ce cas, l'option nil signifie qu'aucune entrée n'a été trouvée pour le champ correspondant.
Le résultat est souvent un peu déroutant car les noms de champs sont tous regroupés dans la colonne Summary.
Cliquez simplement sur l'option Hide puis le bouton Add column afin de personnaliser la table que vous venez de créer.
Avec un peu d'habitude on s'en sort très bien !

Définir un travail collaboratif

1. Cliquez sur l'onglet Sharing.
2. Dans la rubrique Add users saisissez l'adresse email du collaborateur que vous
souhaitez ajouter.
3. Dans la liste déroulante Read, write and build définissez ces droits :

Read, write and build : ce collaborateur aura tous les droits y compris celui de définir de nouvelles catégories;
Read and write : ce collaborateur aura des droits de lecture et d'écriture sur les vues et les catégories déjà existantes;
Read only : ce collaborateur possédera simplement un accès en lecture seule à la base de données.

4. Cochez la case Allow anonymous data submission si vous souhaitez autoriser une connexion anonyme à ajouter des données à la base.
Une clé de ce type sera générée : 773859521. Notez que cela suppose que votre vue soit exportée en utilisant l'option External data input form.
La case Allow public access to exports est par défaut cochée. Cette option doit être activée si vous rendez public un export que vous avez effectué.

Paramétrer votre espace Web

Cliquez sur le lien Settings. Il vous est permis de :

Changer votre mot de passe;
Définir vos paramètres régionaux dont le format des dates;
Changer votre plan et souscrire à un service payant;
Forcer l'utilisation du protocole SSL;
Créer une sauvegarde de votre base;
Ajouter un ou plusieurs administrateurs.