Basecamp

Un didacticiel sur l'utilisation de Basecamp.
Dernière mise à jour : 16/10/2006

Créer un projet collaboratif

Basecamp est un service en ligne qui vous permet de mener à bien un projet collaboratif de A à Z. Les exemples d'applications sont infinis mais voici quelques suggestions :
• Dresser une liste de tâches à réaliser;
• Fixer des échéances;
• Permettre à vos collaborateurs d'envoyer des messages;
• Partager des documents;
• Échanger des idées;
• Créer des salons de discussion;
• Réaliser des interviews;
• Permettre à vos clients de suivre en temps réel l'avancement du projet;
• Tracer dans le temps l'évolution d'un projet.
• Repérer les retards et en prévoir les conséquences.

L'inscription se déroule à partir de cette adresse : http://www.basecamphq.com.
Souscrivez pour commencer à un compte gratuit.
Choisissez votre fuseau horaire et le nom de votre société qui sera de ce type : http://hotline.projectpath.com. Votre site sera donc localisé à cette adresse : http://hotline.projectpath.com.
Vous devez ensuite créer votre compte d'administrateur et définir un nom de projet en cliquant sur le lien Create your first project. Ce compte d'administrateur servira à vous connecter…
Si vous souhaitez rendre votre projet public, cochez la case Yes, give another client/compagny access to this project. Nous avons pris l'exemple d'une maison d'édition qui souhaite refondre son portail Internet. L'auteur de ce livre est le maître d'œuvre et sera secondé par deux de ses plus fidèles collaboratrices.
Votre espace de travail ("Dashboard") se présente de cette manière :
• Le nom de votre projet;
• Le nom de votre société;
• Éventuellement une description de ce projet.

Les onglets suivants sont disponibles :
• Overview : présente une vue globale du projet que vous avez initié;
• Messages : liste les messages envoyés;
• To-Do : affiche la liste des choses à faire;
• Milestones : définit le calendrier des échéances;
• Writeboards : c'est un tableau blanc qui va permettre créer des documents collaboratifs;
• Chat : permet de créer un ou plusieurs salons de conversation.
• People : permet de gérer la liste des collaborateurs qui font partie intégrante de votre projet;
• Search : permet d'initier des recherches sur tous les objets qui ont été créés.
Notez que les options sont différentes selon que vous vous trouvez dans la page d'accueil ou dans un des projets que vous avez initiés.

Définir les grandes étapes de votre projet

Cliquez sur l'onglet Overview.

Vous pouvez donc ajouter des messages, des tâches à accomplir et des échéances à respecter…
Le principe consiste à définir les grandes lignes de votre projet quitte ensuite à revenir dessus afin de peaufiner les détails.

Cliquez sur le lien Add to-do list.
Dans la zone de texte First enter a title saisissez le titre du travail à effectuer.
Dans la zone de texte Optional: List description: tapez éventuellement une description.

Vous pouvez au sein d'une même liste définir différentes tâches.

Cliquez sur le bouton Add this list.

Nous allons maintenant ajouter la liste détaillée des choses à faire autour de l'étape précédente.

Saisissez la tâche à accomplir et définissez le responsable en vous servant de la liste déroulante Who's responsible?
Cliquez sur le bouton Add this item.

Le lien reorder permet de changer la priorité qui a été définie par défaut.
Vous pouvez modifier votre première liste en cliquant sur le lien Edit qui apparaît à gauche.

Cliquez sur le lien New to-do list afin de définir la seconde étape de votre projet.
Cliquez de nouveau sur l'onglet Overview.

La liste des tâches à accomplir seront listés classées en fonction des différentes étapes que vous aurez définies sous la rubrique What's fresh?
Notez que les tâches que vous vous êtes fixées sont indiquées par un fond jaune.

Fixer les échéances

Cliquez sur le lien Add milestone.
Dans la zone de texte Title: tapez le nom de l'échéance.
Paramétrez éventuellement une alerte puis cliquez sur le bouton Create this Milestone.
Cliquez ensuite sur le lien new milestone.
Cliquez de nouveau sur l'onglet Overview.

Là encore les échéances avec leur date respective seront listées.

Cliquez maintenant sur le lien Dashboard puis sur l'onglet To-Dos.
Dans la liste déroulante Pick someone else: sélectionnez tour à tour votre nom d'utilisateur et le groupe Anyone.
Cliquez maintenant sur l'onglet Milestones afin d'avoir une vue synthétique des échéances à venir.

Ce code de couleur est en vigueur :
• Jaune : échéance à venir;
• Rouge : échéance non respectée;
• Vert : échéances passées;
• Bleu : échéances du jour.

Vous pouvez retarder l'ensemble des échéances de cette façon :

Éditez une des échéances.
Modifiez la date puis cochez la case Shift subsequent milestones the same number of days.
Ajouter des intervenants
Cliquez sur l'onglet People.

Jusqu'à maintenant seul deux groupes sont définis :
Celui portant le nom de votre société
Votre propre nom puisque vous êtes l'administrateur général de ce projet.
Vous avez le choix entre :
Ajouter une nouvelle société qui pourrait être celle d'un client.
Ajouter des collaborateurs à votre groupe.
Dans ce dernier cas cliquez sur le lien Add person.
Notez que vous pouvez également saisir des informations supplémentaires sur votre société en cliquant sur le lien Edit this compagny.
Entrez son nom, son adresse email ainsi que son nom d'utilisateur.
Dans la rubrique Automatic access to all new projects? Précisez si cette personne aura également accès à vos futurs projets.
Vous pouvez également saisir un commentaire supplémentaire dans la zone de texte Send a personal note.
Recommencez la même procédure pour chacun des collaborateurs avec lesquels vous allez travailler.
Ils recevront instantanément un email les invitant à rejoindre votre projet.
Si vous n'avez pas défini un jeu de permissions pour ces personnes en cochant la case Yes, automatically give this person access to all future projects ils auront lors de leur première connexion ce message "You haven't been given access to any projects yet".

Créer et répondre aux messages

Il y a beaucoup de possibilités dont le système de messagerie, le Tableau blanc et un Chat à condition de posséder un compte sur Campfire.
Afin de laisser un message, suivez cette procédure :

Cliquez sur le lien Add message.
Dans la zone de texte Title: saisissez un titre pour votre message.
Servez-vous de la liste déroulante Category: afin de définir une nouvelle catégorie en sélectionnant l'option Add a category.

Notez que si vous possédez un compte payant vous pouvez joindre un fichier.

Cliquez sur le lien Associate this message with a milestone… si vous souhaitez associer ce message à une des tâches que vous avez définies.
Cochez éventuellement la case Completes this milestone si vous consodérez que la tâche qui est associée au message est terminée puis cliquez sur le bouton Associate this milestone.
Cliquez sur les boutons Preview puis Post this message.

Vous pouvez changer les catégories définies par défaut pour les messages de cette façon :
À partir du tableau de bord général cliquez sur l'onglet Settings.
Dans la rubrique Default message categories cliquez sur l'icône représentant une corbeille en face des catégories qui ne vous intéressent pas.
Imaginons maintenant qu'un de vos collaborateurs accèdent au site et prenne connaissance de votre message. Il lui sera dès lors possible de poster un commentaire.

Utiliser le tableau blanc

Cliquez sur l'onglet Writeboards puis sur le lien Create your first Writeboad.
Dans la zone de texte Enter a title for a new writeboard saisissez un titre puis cliquez sur le bouton Create a new writeboard.
Saisissez votre texte puis cliquez sur le bouton Save this writeboard.

Le bouton export vous permet d'enregistrer le fichier au format TXT ou HTML.
Vous pouvez aussi l'envoyer par email.
Si vous devez apporter des modifications à ce tableau cliquez sur le bouton Edit puis, après avoir enregistrer vos changement, cochez éventuellement la case Minor edit, don't save a new version.
Vous pouvez à tout moment ajouter des commentaires en cliquant sur le bouton Add a comment.
Notez que la mention Share this Writeboard using… vous permet de partager ce tableau blanc en copiant l'URL qui y figure : http://hotline.projectpath.com/W274924.
La liste des tableaux blancs que vous aurez créés sera accessible en cliquant sur l'onglet Writeboards.

Utiliser les éléments de mise en forme

Vous pouvez utiliser ces caractères réservés afin d'ajouter des éléments de style :
*Caractères en gras*
_Caractères en Italique_
* Liste à puces
# Liste numérotée
> Bloc de texte en retrait
h1. Titre 1
h2. En-tête normal
Lien hypertexte : "Lire les commentaires":http://hotline.projectpath.com/W274924
Insertion d'une image : !http://37signals.com/logo.gif!

Une extension pour Firefox nommée Xinha peut grandement vous faciliter le travail de mise en forme. Elle s'installe à partir de cette adresse : https://addons.mozilla.org/firefox/1449.
Une fois Firefox redémarré composez un nouveau message puis cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone de texte Message body:
Sélectionnez le sous-menu Xinha Here! puis une des commandes présentes.
Saisissez le corps de votre message et procédez à la mise en forme.
Cliquez sur le bouton Preview afin de visualiser le résultat !

Intégrer Campfire à Basecamp

Cliquez sur les onglets Settings et Chat Settings.
Dans la zone de texte Campfire URL: saisissez l'URL du compte que vous possédez sur Campfire.
Indiquez votre adresse email et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton Update our chat settings.

Vous aurez ce message : "Chat is enabled. Open any project and click the "Chat" tab to set up a room".

Cliquez sur le lien Dashboard puis sélectionnez votre projet.

Un nouvel onglet nommé Chat a été ajouté.

Sélectionnez un des salons déjà existants ou choisissez d'en créer un nouveau.
Cliquez sur le bouton Choose this room.

Vous allez être redirigé sur ce type d'adresse Web : http://hotline-bc.campfirenow.com/room/50406.
Notez que cela suppose que vos collaborateurs reçoivent une invitation afin d'accéder à votre salon.

Générer un flux RSS

Vous pouvez être tenu au courant dès que quelqu'un envoie un message, un commentaire, un fichier ou ajoute une nouvelle tâche ou échéance à venir.
Cliquez sur l'onglet Overview puis sur le lien subscribe to your project RSS feed.
Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le lien indiqué puis sur la commande Copier l'adresse du lien.
Il sera de ce type : http://hotline.projectpath.com/projects/517930/feed/recent_items_rss.
Notez que vous ne pourrez vous connecter à ce flux que si vous vous identifiez en indiquant votre nom d'utilisateur et le mot de passe attaché au projet.

Paramétrer votre société

Cliquez sur l'onglet Settings.
Vous pouvez :
Définir un logo pour votre société (ou celle de votre client);
Accorder des privilèges d'administrateur à certains de vos collaborateurs;
Ils pourront ainsi créer leur propre projet, manager des équipes ainsi que changer les préférences générales.
Changer le nom de votre site.
Cliquez sur le lien Color scheme afin de changer le thème de votre espace de travail.
Afin de changer l'adresse URL du site suivez cette procédure :

Cliquez sur l'onglet Account puis sur le lien Change our URL.
Saisissez la nouvelle URL puis cliquez sur le bouton Change our URL.

Utiliser les modèles

Cette fonctionnalité vous sera utile si le schéma de fonctionnement d'un projet à l'autre est à peu de chose identique. Vous n'aurez ainsi pas à recréer les grandes étapes de votre projet mais et il vous suffira d'importer les données contenues dans un fichier de modèle.
À partir du tableau de bord cliquez sur l'onglet Templates puis sur le lien Create your first to-do list template.
Le principe consiste de la même façon que précédemment à définir les grandes étapes d'un projet.
Notez que lors de la création du modèle vous ne pourrez pas définir des responsabilités.
Une fois que votre modèle est terminé cliquez sur l'onglet To-Do puis le lien New to-do list.
Cliquez ensuite sur le lien Choose a template.
Dans la liste déroulante Template sélectionnez le modèle que vous venez de créer.
Vous pouvez éventuellement lier cette liste de choses à faire à une échéance.
Cliquez enfin sur le bouton Create this list.

Générer un fichier XML

Cliquez sur l'onglet Account puis rendez-vous tout en base de la page.
Dans la rubrique Need to export your data? Cliquez sur le lien Export all messages and Comments in XML.
Enregistrez le fichier XML sur votre disque dur.

Il sera de ce type : basecamp-export-2006-10-14.xml
Vous pouvez également utiliser l'API Base camp pour développer vos propres projets. Des exemples d'utilisation sont visibles à partir de cette page : http://www.basecamphq.com/api.